Qué es Notion: 10 plantillas para la gestión de proyectos en marketing B2B

Desde hace algunos unos años, la composición de equipos de trabajo que no comparten una oficina física y se encuentran en diferentes localizaciones del mundo se ha convertido en algo cada vez más habitual. Por supuesto, con la pandemia y las restricciones de movilidad, el trabajo remoto se transformó para algunas compañías en la única opción para seguir operando. El hecho de trabajar de forma remota 100% ha supuesto un cambio en la manera de gestionar proyectos y el modo de trabajar de millones de compañías B2B en todo el mundo. Es por ello que las herramientas de project management están en pleno auge y Notion es una de las más destacadas de la que queremos hablar hoy.

Notion ha pasado de un millón de usuarios en 2019, a 20 millones de usuarios en la actualidad.  Y no sorprende que una herramienta tan útil como Notion esté entre las favoritas  de los miembros de la comunidad de B2B Marketers según nuestro ranking TOP 50 de herramientas. Aquí te contamos qué es Notion y cómo usar esta herramienta para el día a día de tu actividad de marketing B2B.

¿Qué es Notion?

Notion es una herramienta online para la organización y gestión de proyectos que unifica varios elementos, como una especie de “todo en un solo lugar”. Desde calendarios, listas de tareas pendientes hasta elementos de seguimiento para individuos que utilizan esta aplicación para organizarse, más allá de lo laboral.

Dependiendo del uso, hay diferentes planes disponibles: para empresas, pequeños negocios y la opción gratuita para individuos. También está disponible tanto para Mac como para Windows y para que puedas continuar administrando tus tareas aún sin estar frente al computador, puedes descargar la app para tu móvil.

Notion está pensado para que varias personas interactúen, colaboren y compartan la administración de las tareas. De esta forma, todo el equipo puede estar conectado y al tanto del estatus de cada tarea, puede editar, realizar comentarios allí mismo y finalmente dar por completados los proyectos que se trabajen en conjunto. 

Por aquí te dejo un vídeo tutorial de Elena Madrigal que te servirá como introducción al espacio de Notion 👇

Cómo usar Notion en el marketing B2B: 10 plantillas que te ayudarán

Notion ofrece infinidad de opciones para la gestión de tareas y proyectos. Su galería de plantillas es un buen punto de partida para entender hasta dónde puedes utilizar la herramienta.

Planificar tu calendario de contenido

Son muchos los marketers B2B que se han pasado a Notion como alternativa para la gestión y organización de calendarios de contenido y campañas. Su plantilla en formato de calendario resulta de gran utilidad para este escenario de uso, pero además, la posibilidad de introducir campos personalizados para etiquetar cada contenido por autor, objetivo, formato, SEO keyword, etc. resulta de gran ayuda.

Además una de las ventajas de Notion es la facilidad con la que puedes cambiar la visualización de tu calendario a otro tipo de vista, como por ejemplo por tabla. De este modo puedes seguir la evolución de tu calendario de contenido, filtrar según tus preferencias en ese momento y obtener una visión global de la editorialización en base a objetivos, formatos u otros criterios.

Aquí tienes un ejemplo del calendario de contenido de B2B Marketers 👇

Desarrollar guías de contenido

Una parte esencial de cualquier estrategia de marketing B2B es la creación del contenido, orientado a diferentes audiencias y plataformas. Notion permite la creación de documentos como guías de producción, borradores de blogs posts, guiones de Podcasts y copies de redes sociales. Trabajar en tu contenido a través de Notion te permitirá compartir fácilmente y desarrollar procesos colaborativos entre diferentes miembros del mismo equipo.

Un buen ejemplo de guía de producción de podcast es la de Ian Smith y Amanda Danells-Bewley del podcast Days podcast. En esta página de Notion desarrollan una guía completísima para colaboradores interesados en participar en su serie de podcast: https://j.mp/days-briefing

Seguimiento de las colaboraciones y tácticas de Linkbuilding

Para tu estrategia SEO, seguramente contemplas el LinkBuilding como alternativa para mejorar el posicionamiento de tu web. No obstante, esto requiere de un esfuerzo extra cuando se busca echar mano de las relaciones públicas y conectar con otras páginas, individuos o instituciones que operan en tu sector para generar esa colaboración que se traduzca en un enlace de forma orgánica. ¿Una forma fácil de generar esa base de datos y hacer seguimiento de esas relaciones? Notion.

A través de una plantilla con formato de tabla o lista, podrás incorporar diversos campos como por ejemplo:

• Nombre del medio, blog o web
• URL
• Authority del dominio = Esto te permitirá valorar su prioridad en base al potencial impacto
• Contacto del periodista o equipo de redacción
• Ideas de contenido que puedes ofrecerles
• Responsable o miembro de tu equipo que se encargará de gestionar ese backlink
• Estatus del contacto
• Fecha del último contacto

Este documento te permitirá mantener un seguimiento actualizado de tu estrategia de linkbuilding. Además te permitirá entender en qué punto se encuentra cada uno de los intentos por parte de tu equipo involucrado.

Compartir los informes de rendimiento 

Notion permite subir o enlazar documentos fácilmente y en lugar de estar enviando email tras email con los diferentes reportes de métricas, puedes optar por construir un único documento de «Actualización de resultados» en el que colocar cada final de mes o trimestre un enlace al informe correspondiente.

De este modo, no solo mantendrás un histórico accesible para todo el mundo, sino que permitirás que cualquier persona pueda comentar en el mismo documento, podrás convertirlo en un ejercicio colaborativo en el que cada miembro del equipo incluya la actualización de resultados correspondiente a su propia área, etc.

Gracias a que todo el contenido está en un sólo lugar, es más sencillo comparar la evolución mensual o trimestral del rendimiento y ajustar rápidamente en los otros tableros de trabajo, como por ejemplo,  el calendario de contenido. 

Seguimiento de Keywords

Para redactar el contenido de tu sitio web, necesitas conocer las palabras clave que utilizarás para posicionarte en los motores de búsqueda. Notion puede ser ese lugar para albergar un listado de keywords, el volumen de búsqueda de cada una, marcar cuántas veces la has utilizado y las URL de las páginas de contenido que has creado para cada una, y posteriormente, actualizar el mismo documento con las posiciones ganadas y la visibilidad obtenida para cada una.

Aquí tienes un ejemplo de plantilla que podrías utilizar:

Creación de tu guía de marca

El manual de marca o la guía de marca son documentos internos básicos de toda compañía y que afectan a diversos elementos y departamentos como marketing, clientes, ventas, etc. Al final de cuentas, los colores, el logo, la forma en que se comunica una marca, hacen que los clientes la reconozcan. Una forma fácil de compartir esta guía sin tener que compartir un archivo super pesado es a través de Notion. De esta manera, todo el equipo tiene acceso rápido a puntos relevantes que necesitan consultar diariamente:

• Los colores de la marca
• Los valores de la marca
• Fuentes
• Logos
• Formas de usar el logo

De hecho, se puede combinar el formato «lista» para enumerar, por ejemplo, los diferentes colores. Si se quiere ir más allá acerca de algún elemento, por ejemplo, qué representa cada ítem (después de todo, nada de lo que compone una marca es al azar y todo tiene una razón de ser), se puede utilizar un bloque de texto para describir en profundidad.

Este es un ejemplo de una plantilla que muestra todos los componentes de una marca:

Seguimiento de los OKRs u objetivos de tu departamento

Es seguro que un departamento de marketing tiene que establecer Objetivos y Resultados Claves (OKRs, por sus siglas en inglés) para poder establecer una estrategia en función a esas metas. Estos objetivos usualmente, se enfocan en el alcance a nuevos usuarios y la penetración de la marca en los consumidores. Por eso, es de esperar que se haga un seguimiento de los avances y pequeños pasos tomados hasta alcanzar dichas metas.

¿Cuál es la forma de saber si el equipo está «on track»? Una plantilla de Notion para hacer el seguimiento de los OKRs del departamento y saber en detalle cómo se desarrolla el progreso. La plantilla puede ser una tabla sencilla que englobe el objetivo principal, los resultados clave, el estatus actual y la meta a alcanzar. De esta forma, es fácil tener un plan de acción con un sólo vistazo que resuma los principales puntos. Esto también sirve para considerar algún cambio de estrategia, en caso que los avances no se estén dando al ritmo esperado.

Construir un Wiki para tu equipo de marketing o diseño

Una alternativa para aprovechar al máximo Notion para los equipos de marketing o diseño, es crear un Wiki. Allí es donde todas las herramientas que necesita el equipo pueden juntarse en listas que tengan contenido añadido como enlaces, documentos, imágenes y más.

Las guías de procesos de trabajo pueden estar ubicadas en el Wiki para ayudar al equipo y a los nuevos miembros a comprender cómo deben desarrollarse los proyectos y las tareas. Esta plantilla de Wiki puede alimentarse con todos los ítems que se necesitan para trabajar como los logos, la tipografía y las aplicaciones de trabajo externas que utiliza el departamento.

Si se crea un Wiki para el equipo es importante que la plantilla se adapte a las necesidades y formatos de trabajo que tienen en común. Si mantienen reuniones semanales, incorporar una sección con el contenido discutido durante las reuniones. O si tienen una forma particular de discutir ideas, también pueden adaptar una sección de la plantilla para que realmente el Wiki sea funcional al equipo de trabajo.

Visualizar y planificar tu presupuesto

El presupuesto, clave para la estrategia de marketing, también puede ser gestionado con Notion (¡Es que lo tiene todo!). Con una plantilla básica para desglosar los gastos por categorías, es fácil saber cuánto dinero se dispone vs. el dinero que realmente se invierte para distintos puntos de la estrategia de marketing. 

El formato por columna puede contribuir a una mejor visualización para saber en qué se invirtió dinero, dividirlo por categorías como Redes Sociales o Eventos, cuánto se utilizó y la cantidad que queda disponible para futuras activaciones.

Al igual que en otras plantillas, se puede añadir una sección de comentarios para que quien lidere el proyecto deje algunos puntos clave que tiene que tener en cuenta el resto del equipo a la hora de maximizar el recurso financiero. 

Organizar un Brainstorming virtual

Por último, Notion permite que el equipo dé rienda suelta a la creatividad para que lluevan las ideas en un sólo lugar. El brainstorming es crucial para el marketing B2B porque hay que considerar la estrategia de contenido y qué temas se van a compartir con la audiencia. De hecho, cada vez que un miembro del equipo se ilumine con una idea, abre una sección de notas y sólo redacta lo que necesita. Por supuesto, no todo será tomado en cuenta pero es una excelente forma para explotar la creatividad y explorar nuevas formas de conectar con la audiencia, sin tener que llamar a una reunión para hacerlo. Las mejores ideas aparecen en los momentos menos esperados y para eso está Notion listo para recibirlas y evitar que queden en el olvido.

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Si el trabajo remoto es una tendencia en alza dadas las circunstancias de la pandemia, también lo serán herramientas como Notion que permiten a los equipos de trabajo coordinarse y trabajar colaborativamente de forma eficiente y mantener la comunicación, compartiendo un espacio virtual que facilita el seguimiento de las tareas y de los proyectos. 

Y tú, ¿Utilizas Notion o alguna otra herramienta de gestión de proyectos? ¿Tienes plantillas de Notion que recomendarías a la comunidad de B2B Marketers? ¡Déjanos un comentario!